checklist:
1. Bepaal het doel van het feest
- Wat wil je bereiken?
- Bedanken of belonen van personeel?
- Teambuilding of verbinding?
- Een jubileum, afscheid of opening vieren?
- Relaties uitnodigen of nieuwe collega’s verwelkomen?
- Het doel bepaalt de toon van het event (feestelijk, informeel, chique, uitbundig, enz.).
2. Kies de juiste locatie
- Op eigen terrein: voordelig en vertrouwd. Denk aan de bedrijfshal, parkeerplaats of tuin.
- Externe locatie: geen omkijken naar opbouw/afbouw, maar wel hogere kosten.
- Denk aan bereikbaarheid, parkeergelegenheid en vergunningen.
3. Kies een thema of sfeer
Een sfeer of thema helpt om keuzes te maken in aankleding, muziek en catering. Denk aan:
- Zomerfestival
- Après-ski borrel
- Tropisch strandfeest
- Chique diner met live muziek
- Clubavond met DJ en lichtshow
4. Regel eten en drinken
- Walking dinner, foodtrucks, barbecue of luxe hapjes?
- Alcoholvrij aanbod zoals mocktails?
- Drankafkoop of consumptiebonnen?
- Vergeet de vegetariërs/veganisten/allergieën niet!
5. Boek muziek & entertainment
- DJ of live band?
- Presentator of spreker?
- Extra’s: silent disco, photobooth, spellen of acts.
6. Zorg voor sfeer en techniek
- Licht (prikkabels, discolampen, sfeerverlichting)
- Geluid (voldoende en goed afgestemd op de ruimte)
- Aankleding en meubilair (sta-tafels, loungebanken, decor)
7. Denk aan de techniek en faciliteiten
- Stroomvoorziening (aggregaat, stroompunten)
- Toiletten (toiletwagen bij buitenlocatie)
- EHBO en veiligheid
- Op- en afbouw crew
8. Maak een draaiboek
- Wie doet wat en wanneer?
- Tijdschema met opbouw, ontvangst, programma en afbouw.
- Contactpersonen en noodgevallen in één document.
9. Communicatie en uitnodiging
- Save the date + uitnodiging (digitaal of op papier)
- Geef duidelijk aan wat de dresscode of het thema is
- Laat weten of mensen zich moeten aanmelden of dieetwensen moeten doorgeven
10. Werk samen met professionals
Heb je geen tijd of ervaring om alles zelf te regelen? Schakel hulp in van een cateraar, technische partij of creatief bureau (zoals Chasing Sunsets ;). Je kunt ook losse onderdelen uitbesteden, zoals een bar, foodtruck of DJ.