Begin with the end in mind
Iedereen organiseert wel eens een feestje. Maar toch kan het organiseren van een bedrijfsfeest voor je collega's een behoorlijke uitdaging zijn. In dit artikel geven we je een aantal praktische tips en een paar noodzakelijke checklists.
De saaie wie en waarom vragen...
Hoe verleidelijk het ook is om gelijk te gaan brainstormen en allerlei leuke concepten te bedenken, begin bij het begin. Voor wie organiseer je het bedrijfsfeest? En waarom wordt het feest gehouden?
Vooral als er binnen je bedrijf veel verschillende soorten beroepen en/ of culturen vertegenwoordigt zijn, is het slim om daar bij stil te staan. Wie zijn het? Wat voor gezinssituaties? Heb je te maken met een grote spreiding in leeftijd? En wie wil je dat er komt? Zijn partners ook welkom? Alleen collega's of ook klanten?
Dat alles heeft natuurlijk vooral te maken met de reden waarom het bedrijfsfeest gehouden wordt. Bijvoorbeeld bij een tien jarig jubileum wil je misschien ook zeker de eerste werknemers erbij. Terwijl je bij een spontaan feest vooral iedereen wilt bereiken die "gewoon" zin heeft in een feestje.
Aantal gasten
Zodra je een duidelijk beeld heb van je "interne doelgroep(en)", kun je een inschatting gaan maken van het aantal gasten dat je verwacht. Je kunt daarbij de volgende stappen doorlopen:
- Bereken de omvang van de totale groep collega's die je onder de "doelgroep" vindt vallen
- Maak een inschatting van het aantal aanmeldingen voor het feest dat je uit deze groep verwacht
- Verminder het aantal verwachte gasten met een no-showpercentage (gasten die zich wel aanmelden maar toch niet komen) van 5 tot 10%.
Zelf doen of uitbesteden?
intern of externJe zult snel ontdekken dat er veel komt kijken bij het organiseren van een goed feest. Stel jezelf en/of het organisatieteam de kritische vraag: hebben we naast ons werk tijd genoeg om dit te doen. En controleer of je zowel creatieve als projectmatige collega's in de organisatie hebt zitten.
Evenementenbureaus hebben vaak ruime ervaring met dit soort evenementen en zijn bereid om bepaalde risico's te dragen. Het kost zeker geld, maar ze hebben vaak een uitgebreid netwerk en kunnen de juiste materialen, artiesten en hulpkrachten bereiken. vaak ook tegen een lager tarief dan wanneer je dat zelf zou doen. Aan de andere kant kent het evenementenbureau je bedrijf misschien nog niet en rekenen ze kosten voor de tijd die ze investeren en boekingen die ze faciliteren.
Je kunt beginnen met het brainstormen over het concept en/ of thema van jullie feest. Vliegen de ideeën over tafel en is er voldoende energie in de groep dan kun je de beslissing voor een partner nog even uitstellen. Loop je hier gelijk al vast, overweeg dan een paar kennismakingsgesprekken met bureaus.
De locatie van het feest
De locatie van je feest is behoorlijk bepalend. Denk daarbij aan de ligging, de sfeer en de faciliteiten die wel of niet aanwezig zijn. Een externe locatie heeft als voordeel dat veel faciliteiten zoals een bar en verlichting al aanwezig zijn, maar heeft financieel wel een paar aandachtspunten.
Externe locaties zijn soms behoorlijk kostbaar om af te huren. Zeker omdat bedrijfsfeesten die niet op de bedrijfslocatie gehouden worden onder de nieuwe fiscale Werkkostrenregeling (WKR) als belast loon aangemerkt kunnen worden tegen een hoog tarief.
Bij het kiezen van de locatie zijn er in ieder geval de volgende aandachtspunten:
- Is de locatie goed bereikbaar?
- Hoe is de sfeer van de locatie? Is het niet te groot/ klein?
- Wat is de maximum capaciteit?
- Is er goedkeuring van de brandweer voor ontvangst van het aantal gasten?
- Is er voldoende parkeergelegenheid/ bereikbaarheid OV?
- Zijn er voldoende toiletten? Per 70 gasten reken je 1 toilet.
- Hoe zit het met de akoestiek?
- Is het stroomnet berekend op bijvoorbeeld licht- en geluidsapparatuur?
- Zijn er kleedkamers te maken voor eventuele ingehuurde artiesten?
- Is er voldoende lucht/ airconditioning?
- Is er een maximaal geluidsvolume of een sluitingstijd waar rekening mee gehouden moet worden?
- Zijn er voldoende nooduitgangen?
- Kunnen leveranciers makkelijk hun spullen laden en lossen?
- Als je het feest intern houdt, is de bedrijfsverzekering dan geldig?
- Is er ruimte voor een dansvloer?
- Is er ruimte voor tafels en stoelen?
- Is er iets van keukenruimte voor een eventuele cateraar?
